До 10 червня українцям потрібно оцифрувати трудові книжки: що варто знати

Українцям нагадали про необхідність переведення паперових трудових книжок в електронний формат. Зробити це потрібно до 10 червня 2026 року — саме тоді завершується перехідний період, передбачений законодавством. Йдеться про реалізацію положень Закон України №1217-IX, який набрав чинності у 2021 році. Документ запровадив електронні трудові книжки та визначив п’ятирічний термін для внесення даних до цифрового реєстру. Про це розповідає "Кут огляду" з посиланням на сайт Верховної Ради України.

Як оцифрувати трудову книжку

Щоб перевести паперову трудову книжку в електронний формат, необхідно відсканувати всі її сторінки та завантажити через вебпортал Пенсійний фонд України. Це можна зробити кількома способами:

• Через роботодавця — він самостійно сканує документи та подає їх до ПФУ;

• Самостійно — через особистий кабінет на порталі ПФУ із використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП);

• У відділенні ПФУ — фахівці допоможуть відсканувати та завантажити документи.

Важливі нюанси

Попри цифровізацію, паперова трудова книжка залишається важливою. Вона необхідна для підтвердження трудового стажу до 1 січня 2004 року, адже після цієї дати облік ведеться вже в електронному реєстрі. Після оцифрування документ повертається працівнику на зберігання, і роботодавець не зобов’язаний його зберігати.

Водночас, якщо з певних причин книжка не була оцифрована вчасно (наприклад, людина не працювала або не мала можливості звернутися до ПФУ), це можна зробити пізніше — зокрема під час оформлення пенсії.

Чому це важливо

Перехід на електронний облік особливо актуальний в умовах війни. Оцифровані дані захищають інформацію про трудовий стаж від втрати через бойові дії, евакуацію чи окупацію. Навіть у разі втрати паперової книжки, внесені до реєстру дані гарантують збереження інформації.

Чи обов’язкова паперова книжка

Запровадження електронного обліку не скасовує паперову форму. За бажанням працівника роботодавець і надалі зобов’язаний вести записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення та заохочення. Також для тих, хто вперше працевлаштовується, паперова трудова книжка оформлюється не пізніше ніж за п’ять днів після прийняття на роботу — за вимогою працівника.

Фахівці радять не відкладати оцифрування документів, аби уникнути можливих труднощів у майбутньому під час підтвердження стажу чи оформлення пенсії.

Залишайтеся в курсі важливих подій! Слідуйте за нами:

✅ у facebook (та запроси друзів!)

✅ у нашому Telegram-каналі

✅ в Instagram